重庆市梁平区档案局行政规范性文件

重庆市梁平区档案局

关于进一步规范档案服务外包工作的通知

梁档发〔2019〕3号

各乡镇人民政府（街道办事处），区委各部委，区政府各部门，各人民团体，有关单位：

近期，区档案局在对全区各机关、企事业单位档案工作进行调研检查过程中发现，不少档案服务外包企业、单位等机构（以下统称服务外包机构）以区档案局的名义向各单位招揽档案外包服务，严重影响区档案局形象，也催生了档案社会化服务过程中不公开、不公平等不良现象。为进一步规范全区档案服务外包工作，厘清有关方面权责，净化档案服务外包市场环境，提升档案整理、数字化等服务外包质量水平，现将有关事项通知如下。

一、不指定、不推荐服务外包机构

各单位档案整理、数字化加工工作可自行组织开展，也可采取服务外包方式进行。采取服务外包的单位按有关要求确定服务外包机构。区档案局不指定、不推荐任何服务外包机构，任何服务外包机构自称为区档案局指定、定点或推荐的档案服务外包机构均不属实。各单位在确定服务外包机构时，应当根据国家法律法规的规定和业务需要、档案的特点及其管理要求，综合考察和核实服务外包机构的服务能力、经验和信誉。服务外包资金达到政府采购或招投标金额限额标准的，要严格按照政府采购、招投标规定执行，招投标文件、评标文件、合同、验收文件等应当归档保存。

二、严格审查档案服务外包机构资格资质

（一）承接档案业务的服务外包机构，应为依法注册的法人，具有独立承担民事责任的能力和履行合同所必需的经营执照以及相关资质、许可证明。承接档案数字化业务的服务外包机构，其法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须是中华人民共和国境内公民，其业务范围还应当包括档案数字化加工或数据处理类项目。

（二）承接涉密档案数字化加工的服务外包机构，应当取得国家保密行政管理部门颁发的甲级或乙级国家秘密载体印制资质。承接非涉密、可公开的档案数字化加工服务外包机构，可不要求国家秘密载体印制资质。

三、严格监督检查，确保档案服务外包质量和档案安全

（一）确保档案服务外包质量。各单位采取服务外包时，应当严格遵循《档案服务外包工作规范》（DA/T68—2017）。档案整理要严格执行《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）《重庆市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7号）等国家和我市各门类档案整理的技术标准、业务规范；档案数字化要严格按照《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）、《重庆市纸质档案数字化实施细则》（渝档发〔2018〕5号）、《重庆市档案数字化副本移交与接收办法》（渝档发〔2018〕6号）要求，严格执行目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接等流程技术标准，按照规定格式进行储存。在档案整理、数字化前，各单位要与区档案馆及时沟通，要确保符合入馆要求。各单位要加强质量监督检查、抽查，项目结束时还应当按照相关技术标准、规范及合同约定的技术指标进行质量验收，验收不合格的必须要求返工、整改，确保符合档案整理、数字化质量要求。

（二）确保档案安全。在档案服务外包时，各单位不能当 “甩手掌柜”，要落实档案安全主体责任，指定档案整理场地，明确具体人员对档案外包服务进行安全监管，并与服务外包机构签订保密协议，确保档案实体和信息安全，严禁私自处理、销毁、删除、更改档案以及其他违法行为发生，一经发现将严格按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国行政处罚法》等有关规定，严肃追究相关单位及企业（人员）责任。